Facilitación: guiar el juego sin quitar el protagonismo

Pienso en la facilitación como el arbitraje de un partido. Si todos están enfocados en el árbitro, algo va muy mal. Un buen facilitador guía el flujo del juego, asegura justicia y mantiene todo en movimiento, pero nunca es el centro de atención. Así abordo la facilitación: creando un espacio para que las personas colaboren, tomen decisiones y logren resultados.

¿Alguna vez fuiste a una reunión y pensaste, ¿Por qué estamos aquí? O peor aún, ¿Por qué esto no fue un email? Por eso la facilitación es tan crítica. Hace que las reuniones valgan la pena.

La facilitación comienza antes de que alguien entre en la sala. Uso la invitación como mi primer movimiento:

• ¿Quién asistirá?
• ¿Qué rol aportan?
• ¿Qué queremos lograr?

Nadie quiere tarea antes de una reunión, pero todos quieren que su tiempo sea bien utilizado. Una invitación clara y estructurada muestra que alguien ha pensado en ello, y eso marca el tono.

El objetivo final es simple: tomar decisiones. Las personas pueden hablar y debatir interminablemente, pero el trabajo del facilitador es orientar al grupo hacia resultados. Mi preparación siempre vuelve a la misma pregunta: ¿Qué queremos sacar de esto?

Para mí, la facilitación se reduce a tres puntos clave: preparar, visualizar y capturar acciones. Aquí está cómo lo divido:

1. Preparación antes de la sesión

Entrar a un partido sin conocer las reglas o los objetivos sería un caos, ¿verdad? Lo mismo ocurre con las reuniones. Antes de facilitar, me pregunto:

• ¿Cuál es el resultado deseado?
• ¿Cómo debe progresar la sesión?
• ¿Cuáles son las reglas del juego?

Uso dos hojas en blanco: una para los objetivos y otra para las reglas. Estas me guían durante la reunión.

2. Visualización durante la sesión

La visualización es mi técnica favorita. Capturar ideas en papel o en una pizarra transforma pensamientos abstractos en algo tangible:

• Ideas clave: No escribo todo, solo los puntos principales para que todos los vean.
• Notas adhesivas: Si alguien dice, “Me encargo de eso”, lo capturo en un post-it y lo coloco en nuestra hoja de resultados. Ver su nombre junto a una acción refuerza el compromiso.

Esto aclara malentendidos y mantiene a todos alineados.

3. No participar mientras facilitas

Facilitar mientras participo activamente no funciona. Si tengo que hacerlo, preparo aún más las reglas y los objetivos, pero siempre es mejor tener un facilitador neutral.

Como facilitador, mi reto es involucrar a todos. Aquí algunas técnicas:

• Sin monopolio: Si alguien domina, digo con humor, “Te quedaste sin fichas, vamos a escuchar a alguien más.”
• Invitar directamente: Preguntar a las personas más calladas, “¿Qué opinas?”
• Romper el hielo: Comenzar pidiendo que todos digan algo, aunque no esté relacionado.

Resolviendo conflictos

Cuando dos ideas chocan, prefiero no forzar un ganador. En su lugar:

• Experimentos: Probar ambas ideas. “Intentemos A primero, lo medimos, y luego probamos B.”
• Definir éxito: Establecer métricas claras para evaluar ambas opciones.

Esto reduce la presión de “ganar” y permite avanzar.

Mantener el foco y la energía

En reuniones largas, descompongo el tiempo:

• Tiempos cortos: Bloques de 30-45 minutos, seguidos de descansos de 10 minutos.
• Agenda visible: Mostrar qué viene después para mantener a todos enfocados.

Prefiero 30 minutos productivos con pausas que 50 minutos de distracción.

Al final del día, una buena reunión debe producir acción. Pueden surgir cuatro ideas, pero tiene que salir un plan claro. Si los participantes se van pensando “valió la pena”, entonces hice bien mi trabajo. Nadie debería sentir que la reunión podría haber sido un mail.

Mido el éxito observando lo que produce el grupo. ¿Capturamos acciones concretas? ¿La gente se va con compromisos que realmente va a cumplir? Si la respuesta es sí, entonces ganamos.

En los deportes, los mejores partidos son aquellos donde olvidas al árbitro. Lo mismo ocurre con la facilitación. Mi meta no es destacar, sino ayudar al grupo a avanzar.

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